Sluiten


Waarom heeft WePayPeople een geldige legitimatie van medewerkers nodig?

Op 24 november 2014 door WePayPeople

Wanneer een nieuwe medewerker in dienst treedt bij WePayPeople vragen we altijd om een geldige kopie van de legitimatie van de medewerker. Omdat wij hier geregeld vragen over krijgen, lichten we in de blog de reden en de bijbehorende regels toe.

Documenten

Als juridisch werkgever is WePayPeople op grond van de Wet op de Loonbelasting gerechtigd en zelfs verplicht om de identiteit van de medewerker vast te stellen. Dit is mogelijk aan de hand van twee soorten documenten:

  • een nationaal paspoort of identiteitskaart;
  • een vreemdelingendocument.

Een rijbewijs is expliciet niet geschikt, omdat hier geen nationaliteit of verblijfsstatus op vermeld staat. Deze gegevens zijn voor ons als werkgever van groot belang. Want op grond hiervan kunnen wij beoordelen of de medewerker mag werken of dat een werkvergunning noodzakelijk is.

BSN

Niet alle organisaties of bedrijven mogen zomaar een kopie van uw identiteitsbewijs vragen. Hierop staat namelijk het BSN (Burgerservicenummer) vermeld. Alleen indien het gebruik van het BSN op grond van de wet noodzakelijk is, mag een organisatie naar het BSN vragen. Dergelijke organisaties zijn bijvoorbeeld zorgverleners zoals huisartsen en werkgevers. Wij gebruiken als werkgever het BSN voor de loonaangifte.

Kopie

Een werkgever is niet alleen verplicht om de identiteit van de medewerker te verifiëren, maar heeft ook een bewaarplicht. Om hieraan te voldoen hebben we een duidelijke kopie van het legitimatiebewijs nodig waarop het documentnummer de pasfoto en het BSN goed zichtbaar zijn.

Bij een identiteitskaart én het nieuwste paspoort (sinds 2014 in roulatie) staat het BSN op de achterkant vermeld. Daarom vragen we ook om een kopie van zowel de voor als de achterkant.

Geldigheid

Een Nederlandse legitimatiebewijs moet geldig zijn bij indiensttreding. Tijdens het dienstverband mag het verlopen. Wij hebben dan geen nieuwe kopie nodig. Dit is anders bij niet-Nederlandse medewerkers. In dat geval hebben we altijd een geldige kopie nodig.

Bij het aanmelden van een nieuwe medewerker vragen wij om een duidelijke en volledige kopie van het juiste legitimatiebewijs van de medewerker. Indien deze wordt geüpload in onze portal wordt het document automatisch gecontroleerd op alle kenmerken en of het niet als vermist geregistreerd staat. Mocht de kopie onverhoopt niet geaccepteerd worden door ons systeem wordt u hiervan op de hoogte gesteld door een emailbericht met daarin de reden van afkeuring. U kunt dan een nieuwe kopie uploaden.

Anoniementarief

Indien wij niet in staat zijn om de identiteit van de medewerker vast te stellen of wij niet beschikken over het BSN passen wij bij het verwerken van de uren het anonieme belastingtarief toe. Dit houdt in dat er 52% loonbelasting ingehouden wordt. Tevens wordt er geen rekening gehouden met de loonheffingskorting.

Vragen?

Heeft u vragen over de identificatieplicht ? Neem dan contact op met WePayPeople via 020- 716 3384.